Handelsbetingelser

Disse handelsbetingelser gælder for aftaler om foodtrucks, catering og øvrige mad- og eventydelser leveret af Convivium Food.

Når kunden accepterer et tilbud eller en ordrebekræftelse fra Convivium Food, accepterer kunden samtidig de gældende handelsbetingelser.

Virksomhedsoplysninger

Virksomhedsnavn: Convivium Food [indsæt juridisk virksomhedsnavn]

CVR-nummer: 26951615

Adresse: Poul Martin Møllers Vej 75, st.

Telefon: 28 69 18 03

E-mail: booking@conviviumfood.dk

Tilbud og indgåelse af aftale

En forespørgsel er ikke i sig selv en bindende booking. En aftale er først bindende, når kunden skriftligt har accepteret tilbuddet, Convivium Food har fremsendt en ordrebekræftelse, og et eventuelt reservationsgebyr er betalt.

Ordrebekræftelsen eller bookingaftalen vil som udgangspunkt indeholde oplysninger om:

• Dato og tidspunkt
• Arrangementets adresse
• Valgt foodtruck eller cateringløsning
• Menu og eventuelle tilvalg
• Forventet antal gæster
• Serveringens varighed
• Pris og betalingsbetingelser
• Eventuelle særlige aftaler

Kunden er ansvarlig for at kontrollere ordrebekræftelsen og straks gøre Convivium Food opmærksom på eventuelle fejl eller mangler.

Et tilbud er gyldigt i den periode, der fremgår af tilbuddet. En dato er ikke endeligt reserveret, før bookingen er bekræftet efter ovenstående betingelser.

Priser

Alle priser oplyses i danske kroner.

Priser til private kunder oplyses inklusive moms, medmindre andet tydeligt fremgår. Priser til erhvervskunder kan oplyses eksklusive moms.

Den samlede pris afhænger blandt andet af:

• Valgt foodtruck eller cateringløsning
• Antal gæster
• Menu og tilvalg
• Arrangementets adresse
• Serveringens varighed
• Behov for ekstra personale
• Særlige adgangs- eller opstillingsforhold

Eventuelle udgifter til længere transport, bro, færge, parkering, ekstra ventetid eller andre særlige forhold kan blive faktureret særskilt, hvis det fremgår af tilbuddet eller bliver aftalt med kunden.

Reservationsgebyr

Ved private arrangementer kan Convivium Food opkræve et reservationsgebyr på 2.500 kr. for at reservere den valgte dato.

Reservationsgebyret faktureres normalt efter ordrebekræftelsen og skal betales inden den betalingsfrist, der fremgår af fakturaen.

Bookingen er først endeligt bekræftet, når reservationsgebyret er modtaget. Reservationsgebyret indgår som en del af den samlede pris for arrangementet.

Ved afbestilling efter ordrebekræftelsen tilbagebetales reservationsgebyret som udgangspunkt ikke.

Betaling

Private kunder faktureres efter den betalingsplan, der fremgår af tilbuddet, ordrebekræftelsen eller bookingaftalen.

Det resterende beløb skal betales senest 6 dage før arrangementet, medmindre andet er aftalt skriftligt.

For erhvervskunder sker fakturering som udgangspunkt efter arrangementets afholdelse. Fakturaen sendes som PDF til den aftalte kontaktperson eller e-mailadresse og skal betales inden for den betalingsfrist, der fremgår af fakturaen.

Ved manglende eller forsinket betaling kan Convivium Food opkræve renter og gebyrer efter gældende dansk lovgivning.

Convivium Food kan tilbageholde leveringen eller aflyse bookingen, hvis et forfaldent beløb ikke er betalt rettidigt.

Foodtruck, madvogn og catering

Leveringen sker med den foodtruck, madvogn, trailer eller cateringløsning, der fremgår af bookingaftalen.

Convivium Food tilbyder blandt andet madkoncepter med pita, burgere, shawarma, Berliner Döner, tacos, pizza og klassisk pølsevogn. Den endelige menu og løsning aftales særskilt med kunden.

Convivium Food kan foretage mindre, nødvendige ændringer i serveringen, råvarerne eller den praktiske udførelse, hvis ændringen ikke væsentligt forringer den aftalte ydelse. Det kan eksempelvis være nødvendigt, hvis en bestemt råvare ikke kan skaffes, eller hvis særlige praktiske forhold gør den oprindelige løsning umulig.

Ved væsentlige ændringer kontaktes kunden hurtigst muligt.

Kundens oplysninger og ansvar

Kunden skal give Convivium Food korrekte og fyldestgørende oplysninger om arrangementet.

Det omfatter blandt andet:

• Korrekt adresse og eventuelle kørselsvejledninger
• Dato og ønsket serveringstidspunkt
• Antal gæster
• Adgangs- og parkeringsforhold
• Kontaktperson på dagen
• Allergier og særlige kostbehov
• Behov for vegetariske eller veganske alternativer
• Eventuelle regler eller begrænsninger på arrangementsstedet

Kunden er ansvarlig for følgerne af mangelfulde eller forkerte oplysninger.

Kunden skal sikre, at der er en kontaktperson tilgængelig ved ankomsten, hvis dette er nødvendigt for at finde den korrekte placering eller gennemføre opstillingen.

Adgangs- og opstillingsforhold

Kunden skal sikre, at foodtrucken eller madvognen lovligt og forsvarligt kan køre frem til og opstilles på den aftalte adresse.

Opstillingsområdet skal som udgangspunkt:

• Være tilgængeligt for det aftalte køretøj
• Have et fast og egnet underlag
• Have tilstrækkelig plads til sikker opstilling og servering
• Være ryddet og tilgængeligt ved ankomsten
• Give mulighed for sikker betjening af gæsterne

Kunden er ansvarlig for at indhente nødvendige tilladelser fra grundejere, myndigheder, boligforeninger, eventsteder eller andre relevante parter.

Hvis foodtrucken ikke kan komme frem eller opstilles på grund af utilstrækkelige adgangsforhold, manglende tilladelser eller forkerte oplysninger fra kunden, betragtes det ikke som en mangel ved Convivium Foods levering.

Convivium Food vil så vidt muligt forsøge at finde en alternativ løsning. Eventuelle ekstra omkostninger kan faktureres kunden.

Strøm, vand og øvrige faciliteter

Det fremgår af tilbuddet eller bookingaftalen, om kunden skal stille strøm, vand eller andre faciliteter til rådighed.

Hvis kunden har ansvaret for disse faciliteter, skal de være funktionsdygtige og tilgængelige på det aftalte tidspunkt.

Hvis manglende eller utilstrækkelige faciliteter medfører forsinkelse, ekstra arbejde eller gør det umuligt at levere den aftalte ydelse, kan Convivium Food opkræve betaling for ekstraudgifterne. Kunden har i sådanne tilfælde ikke krav på tilbagebetaling for den del af ydelsen, der ikke kunne leveres som følge af kundens forhold.

Endeligt gæsteantal

Kunden skal senest fem dage før arrangementet meddele Convivium Food det endelige antal gæster.

Det senest bekræftede antal danner grundlag for indkøb, bemanding, produktion og fakturering.

Hvis færre gæster møder op end aftalt, reduceres prisen som udgangspunkt ikke.

Hvis kunden ønsker at øge antallet efter fristen, vil Convivium Food forsøge at imødekomme ønsket, men kan ikke garantere, at det er muligt. En forøgelse kan medføre en tilsvarende prisændring.

Ved væsentlige ændringer i gæsteantallet kan Convivium Food være nødt til at ændre bemanding, menu, serveringstid eller praktisk afvikling.

Menu, allergener og særlige kostbehov

Kunden skal senest fem dage før arrangementet oplyse om kendte allergier, intolerancer og særlige kostbehov blandt gæsterne.

Convivium Food tilbyder efter aftale vegetariske og veganske alternativer. Mulighederne afhænger af den valgte foodtruck og menu.

Convivium Food vil gøre sit bedste for at tage hensyn til oplyste allergier og kostbehov. Da maden tilberedes i miljøer, hvor forskellige råvarer og allergener kan forekomme, kan Convivium Food ikke garantere, at en ret er fuldstændig fri for spor af et bestemt allergen, medmindre dette udtrykkeligt er aftalt og bekræftet skriftligt.

Kunden har ansvar for at videregive korrekte oplysninger til sine gæster og for at sikre, at gæster med alvorlige allergier kontakter Convivium Food, hvis der er behov for yderligere oplysninger.

Ændringer i bookingen

Ønsker kunden at ændre dato, tidspunkt, adresse, menu, gæsteantal eller andre væsentlige forhold, skal dette meddeles skriftligt hurtigst muligt.

En ændring er først gældende, når den er bekræftet skriftligt af Convivium Food.

Ændringer kan medføre en justering af prisen. Hvis Convivium Food ikke kan imødekomme en ønsket ændring, gælder den oprindelige aftale fortsat.

Hvis kunden ønsker at flytte arrangementet til en ny dato, vil Convivium Food undersøge, om den nye dato er ledig. Kan den nye dato ikke tilbydes, behandles ændringen som en afbestilling.

Serveringstid, forsinkelse og ventetid

Den aftalte serveringstid og varighed fremgår af bookingaftalen.

Kunden skal sørge for, at gæsterne og arrangementsstedet er klar til servering på det aftalte tidspunkt.

Hvis serveringen bliver forsinket på grund af forhold hos kunden eller arrangementsstedet, vil Convivium Food så vidt muligt forsøge at gennemføre den aftalte levering. Forsinkelsen kan dog medføre:

• Kortere faktisk serveringstid
• Ekstra betaling for ventetid
• Ekstra personaleudgifter
• Ændringer i serveringen eller madens tilgængelighed

Ekstra serveringstid eller ventetid faktureres efter aftale eller gældende timepris.

Hvis Convivium Food bliver forsinket, orienteres kunden hurtigst muligt. Mindre forsinkelser, som ikke væsentligt påvirker arrangementet, giver ikke automatisk ret til prisafslag eller erstatning.

Afbestilling

En afbestilling skal altid ske skriftligt til booking@conviviumfood.dk.

Ved afbestilling efter ordrebekræftelsen opkræves som minimum et afbestillingsgebyr på 2.500 kr. Beløbet svarer til reservationsgebyret og tilbagebetales ikke.

Hvis Convivium Food allerede har haft dokumenterede udgifter, bestilt særlige råvarer, reserveret ekstra personale eller afvist andre bookinger, kan kunden desuden blive opkrævet betaling for disse udgifter.

Ved afbestilling tæt på arrangementets afholdelse gælder følgende, medmindre andet fremgår af bookingaftalen:

• Mere end 30 dage før arrangementet: Reservationsgebyret på 2.500 kr. beholdes.
• 15–30 dage før arrangementet: Kunden betaler 50 % af den aftalte pris.
• 8–14 dage før arrangementet: Kunden betaler 75 % af den aftalte pris.
• 0–7 dage før arrangementet: Kunden betaler 100 % af den aftalte pris.

Et allerede betalt reservationsgebyr modregnes i afbestillingsbeløbet.

For særligt store arrangementer eller specialbestillinger kan andre afbestillingsvilkår fremgå af tilbuddet eller bookingaftalen.

Aflysning fra Convivium Foods side

Hvis Convivium Food undtagelsesvist må aflyse af årsager, som virksomheden er ansvarlig for, tilbagebetales kundens betaling for den del af ydelsen, der ikke kan leveres.

Convivium Food vil så vidt muligt forsøge at:

• Tilbyde en alternativ foodtruck eller cateringløsning
• Flytte arrangementet til en ny dato
• Finde en anden praktisk løsning i dialog med kunden

Convivium Food hæfter ikke for kundens indirekte tab, herunder tabt fortjeneste, tabt omsætning, udgifter til andre leverandører eller andre følgeomkostninger, medmindre andet følger af ufravigelig dansk lovgivning.

Vejrforhold og udendørs arrangementer

Kunden er ansvarlig for at vurdere, om arrangementets øvrige udendørs faciliteter er egnede til vejret.

Almindeligt regnvejr medfører ikke automatisk ret til at aflyse eller flytte arrangementet uden betaling.

Hvis vejret eller forholdene på stedet gør det uforsvarligt eller umuligt at opstille eller drive foodtrucken, vil Convivium Food kontakte kunden for at finde en mulig alternativ løsning.

Kan arrangementet ikke gennemføres på grund af vejrforhold, som Convivium Food ikke har kontrol over, gælder de almindelige afbestillingsregler, medmindre andet aftales.

Force majeure

Convivium Food er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket levering, hvis dette skyldes ekstraordinære forhold, som virksomheden ikke med rimelighed kunne forudse, forhindre eller overvinde.

Det kan blandt andet være:

• Alvorligt teknisk nedbrud eller havari
• Brand eller ulykke
• Ekstremt vejr eller naturkatastrofer
• Epidemier eller myndighedsrestriktioner
• Strejke eller arbejdsstandsning
• Trafikale blokeringer
• Krig, terror eller alvorlig uro
• Strømsvigt eller forsyningssvigt
• Pludselig alvorlig sygdom
• Andre forhold uden for Convivium Foods rimelige kontrol

Convivium Food vil hurtigst muligt orientere kunden og forsøge at finde en alternativ løsning.

Hvis ingen løsning er mulig, tilbagebetales betaling for den del af ydelsen, som ikke kan leveres. Convivium Food kan ikke gøres ansvarlig for kundens indirekte eller økonomiske følgetab som følge af force majeure.

Reklamation

Hvis kunden oplever en fejl eller mangel under arrangementet, skal Convivium Food eller den ansvarlige kontaktperson informeres hurtigst muligt.

Det giver Convivium Food mulighed for at undersøge og om muligt afhjælpe problemet, mens arrangementet stadig er i gang.

Efterfølgende reklamationer skal sendes skriftligt til info@conviviumfood.dk hurtigst muligt og indeholde:

• Kundens navn
• Datoen for arrangementet
• En beskrivelse af problemet
• Eventuel relevant dokumentation

Convivium Food vurderer reklamationen og forsøger at finde en rimelig løsning. Det kan efter omstændighederne være afhjælpning, delvis tilbagebetaling eller et forholdsmæssigt prisafslag.

En reklamation giver ikke automatisk kunden ret til fuld tilbagebetaling.

Skader på foodtruck og udstyr

Kunden er ansvarlig for skader på foodtrucken, madvognen, inventaret eller andet udstyr, hvis skaden er forårsaget af kunden, kundens gæster eller andre personer, som deltager i arrangementet.

Almindeligt slid er ikke kundens ansvar.

Convivium Food kan kræve dokumenterede reparations- eller erstatningsudgifter betalt af kunden.

Oprydning og affald

Convivium Food rydder op efter egen produktion og det udstyr, der indgår i den aftalte levering.

Medmindre andet er aftalt, er kunden ansvarlig for:

• Affald fra gæsterne
• Oprydning på arrangementsstedet
• Borde, stole og øvrigt inventar
• Affaldsbeholdere og bortskaffelse af gæsteaffald

Hvis Convivium Food skal udføre ekstra oprydning ud over den aftalte ydelse, kan dette faktureres særskilt.

Madrester og fødevaresikkerhed

Af hensyn til fødevaresikkerheden vurderer Convivium Food, om eventuelle rester kan udleveres til kunden.

Hvis rester udleveres, overgår ansvaret for korrekt opbevaring, nedkøling, transport og senere anvendelse til kunden fra udleveringstidspunktet.

Convivium Food kan afvise at udlevere rester, hvis det vurderes, at det ikke er fødevaresikkerhedsmæssigt forsvarligt.

Personoplysninger

Convivium Food behandler personoplysninger i forbindelse med forespørgsler, tilbud, bookinger, fakturering og levering af de aftalte ydelser.

Oplysningerne behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler. Du kan læse mere om behandlingen af personoplysninger i Convivium Foods privatlivspolitik.

Lovvalg og klagemuligheder

Aftalen er underlagt dansk ret.

Hvis der opstår uenighed, opfordres kunden til først at kontakte Convivium Food, så parterne kan forsøge at finde en løsning.

Forbrugere kan, når betingelserne er opfyldt, indbringe en klage for det relevante offentlige forbrugerklagesystem.

Eventuelle tvister, der ikke kan løses i mindelighed eller gennem et relevant klageorgan, afgøres ved de danske domstole.

Kontakt vedrørende handelsbetingelserne

Spørgsmål til en booking eller disse handelsbetingelser kan rettes til:

Convivium Food

Telefon: 28 69 18 03

E-mail: info@conviviumfood.dk

Senest opdateret: 2. juli 2026